新入社員で仕事のミスばかり…1年目の僕が抜け出すまでにやったこと

本日はこんなお悩みを解決していこうと思います。

こんにちは、新入社員のころは毎日のように何かしらのミスをしていたどらすたです。正直に言うと、1年目の1年間で怒られなかった週はほとんどなかったと思います。コピー機の設定を間違えて紙を大量に無駄にしたり、取引先に送るメールの宛先を間違えたり、今思い出しても恥ずかしいミスをたくさんしてきました。

でも、その1年目を越えてから振り返ると、あのころのミスのほとんどは「能力がなかった」からではなく、「まだ知らなかった」「まだ経験していなかった」ことが原因だったなと分かります。この記事では、僕自身の1年目の経験と、その後後輩を見てきた立場の両方から、新入社員がミスばかりしてしまう原因と、その乗り越え方を整理していきます。

それでは見ていきましょう。

新入社員が仕事でミスばかりなのは、能力ではなく経験の量が足りないだけ

1年目のミスは「まだ教わっていないこと」で起きている

新卒で入社したのに仕事はミスばかり。そんな状態になると、つい「自分には仕事の適性がないのでは」と考えてしまいがちです。でも冷静に考えてみると、入社して数ヶ月の新入社員が、会社の業務フローも、社内の暗黙のルールも、取引先との関係性も、全部を把握できているはずがありません。

僕が1年目にやってしまったミスの多くは、実は「教わっていないこと」でした。たとえば、会議室を使ったあとは備品を元の位置に戻すというルールがあることを知らず、先輩に注意されたことがあります。ルールを破ろうとしたわけではなく、単純にそのルールの存在を知らなかっただけです。

新入社員のミスの多くは、本人の資質ではなく、単に情報や経験が足りていないだけで起きています。これは慰めの言葉ではなく、構造的な理由です。先輩や上司は、頭の中に会社のルールや業務の流れが体系立てて入っていますが、新入社員はまだそれを持っていません。持っていない知識を使って完璧に立ち回ることはできません。

新人のミスはいつまで続くのか

新人のミスがいつまで続くのかというのは、1年目の人がかなり気にするところだと思います。僕の場合で言うと、入社してから半年くらいまでは毎週のように何かしらのミスを指摘されていましたが、1年が近づくころには、同じ種類のミスはかなり減っていた記憶があります。

もちろんこれは個人の経験であって、業種や仕事の複雑さによっても変わってきます。ただ、傾向として言えるのは、業務の全体像がつかめてくると、ミスの数そのものが減っていくということです。何がリスクで、何を確認すべきかが体感として分かるようになるからです。

ちなみに、1年目を越えて2年目に入ると、今度は「後輩もできたのに、まだ初歩的なミスをしている」という、また違う種類の悩みが出てくることが多いです。これは1年目の「まだ何も分からない」という悩みとは性質が異なります。もし2年目以降で同じような壁にぶつかったら、入社2年目でミスばかりの人が変わった話もあわせて読んでみてください。

ミスの回数より、同じミスを繰り返しているかを見る

1年目のうちは、ミスの「回数」を気にしてしまいがちですが、実はもっと見るべきポイントがあります。それは、同じミスを繰り返しているかどうかです。

新しい業務、新しい取引先、新しい担当者。1年目はとにかく「初めて」の連続なので、ミスの数自体はある程度多くなるのが自然です。問題なのは、一度指摘されたことを、また同じ形で繰り返してしまうことです。

違う種類のミスが増えるのは経験が増えている証拠でもありますが、同じミスを繰り返すのは、原因への対処ができていないサインです。この違いを意識するだけで、落ち込み方も変わってきます。「またミスした」とひとくくりにするのではなく、「これは初めてのミスか、前にもあったミスか」を分けて考えてみてください。

新入社員によくあるミスのパターンと防ぎ方

新入社員のミスには、ある程度共通したパターンがあります。ここでは僕が実際にやってしまったものや、後輩を見ていて気づいたものを、5つのパターンに分けて紹介します。

パターン1 わからないことを聞けずに自己判断してしまう

一番多いのがこのパターンだと思います。分からないことがあっても、「こんなことも知らないのかと思われたくない」「忙しそうで話しかけづらい」という理由で、確認せずに自分の判断で進めてしまう。

僕も1年目、上司に資料の体裁について細かく確認すべきところを、「たぶんこれでいいだろう」と自己判断で進めて、結局作り直しになったことが何度もあります。あとから聞けば5分で終わったはずのことに、1時間以上かけて間違った方向に進んでしまっていたわけです。

厄介なのは、聞くタイミングそのものが分からなくなることです。朝一番は忙しそうだし、夕方は自分も疲れていて聞きそびれる。結局、丸一日聞けないまま過ぎてしまい、翌日にはもう聞くのが余計に気まずくなる、という悪循環に僕もよく陥っていました。さらに、一度説明してもらったことをまた聞くのが怖くて、分かったふりをしてしまったこともあります。同じ質問を繰り返すと呆れられるのではないかと身構えてしまうんですよね。

これを防ぐには、「聞くこと自体を仕事の一部だと考える」ことが大事です。分からないまま進めるほうが、あとで手戻りが発生して、結果的にみんなの時間を奪うことになります。聞くことは迷惑ではなく、確認は仕事の一部です。

僕が実際にやっていたのは、疑問に気づいた時点でノートの隅に書き留めておき、手が空いたタイミングでまとめて確認するというやり方です。一つひとつ聞きに行くと相手の時間を何度も奪ってしまいますが、まとめて聞けば「今5分だけいいですか」の一回で済みます。聞く前に自分なりの仮説を一言添えるようにすると、「たぶん〇〇だと思うのですが、合っていますか」という聞き方ができ、ただ丸投げで聞くよりも心理的なハードルが下がりました。同じ内容を二度聞いてしまいそうなときは、正直に「前にも伺ったかもしれませんが」と一言添えるだけで、思っていたよりも相手は普通に教えてくれることが多かったです。

とはいえ、周りが忙しそうで、誰に聞けばいいのか分からない、そもそも職場で孤立していて聞ける人がいない、という状況もあるかと思います。もしそうした人間関係の面でつらさを感じているなら、会社で孤立してつらいと感じたときの記事も参考にしてみてください。

「そもそも何がわからないのかを説明できない」という段階でつまずいている場合は、何がわからないかわからないときの質問の仕方と例文で、質問を組み立てる手順を紹介しています。そもそも教える担当がいない、指示がなく放置されているという状況なら、仕事を教えてもらえない・放置される新人へ｜自分で動ける範囲と相談先を参考にしてください。

パターン2 メモは取ったのに使えていない

「メモはちゃんと取っているのに、なぜかミスをしてしまう」というパターンもよくあります。これは実はメモの取り方そのものに原因があることが多いです。

僕自身、1年目のころは言われたことをとにかく全部書き留めていましたが、あとで見返すと、自分の字が読めなかったり、どの案件の話だったか分からなくなっていたりしました。メモは「取ること」がゴールではなく、「あとで使えること」がゴールです。

メモの取り方を見直すだけで、ミスの数はかなり変わってきます。具体的なメモの取り方や整理の仕方については、メモの取り方についてまとめた記事で詳しく書いているので、あわせて読んでみてください。

パターン3 報告が遅れる・言い出せない

ミスに気づいたとき、「怒られるのが怖い」「自分でなんとかできないか試してみたい」という気持ちから、報告が遅れてしまうことがあります。これが一番危険なパターンだと僕は思っています。

僕も一度、送るはずのメールを送り忘れていたことに気づいたとき、すぐに報告せず「まだ間に合うかもしれない」と自分で対応しようとして、結果的に報告が半日遅れたことがあります。上司から言われたのは、ミスそのものより「なぜすぐ言わなかったのか」ということでした。

実際にその半日の間に何が起きていたかというと、送るはずだったメールの内容を先方が別の担当者経由で確認してしまい、社内で「なぜ連絡が来ていないのか」と別の問い合わせが発生していました。僕が黙って一人で対応しようとしている間に、事態は僕の知らないところでどんどん広がっていたわけです。結局、上司に報告したときには、僕が抱えていた小さなミスひとつではなく、社内外を巻き込んだ確認作業になってしまっていました。「言えばよかった」と思っても、時間は巻き戻せません。

ミスは、報告が早ければ早いほど被害を小さくできます。報告のタイミングを逃さないことが、ミスの内容そのものよりも重要視されることが多いです。

報告を忘れないようにするには、気づいた瞬間に、たとえ数秒でもいいのでメモかチャットに残しておくことをおすすめします。自分に向けてリマインドをかけておくのも一つの方法です。「あとで報告しよう」と思っていると、目の前の作業に追われてそのまま忘れてしまうことがよくあるからです。

この経験以降、僕は「迷ったら5分以内に一声かける」をルールにしました。結論が出ていなくても、「今こういう状況で、まだ整理できていませんが」とだけ先に伝えておけば、少なくとも一人で抱え込む時間は減らせます。

パターン4 「たぶん大丈夫」の思い込みで確認を飛ばす

慣れてきたタイミングで意外と多いのが、このパターンです。何度か同じ作業をやったことで「今回もたぶん大丈夫だろう」と、本来やるべき確認を飛ばしてしまう。

僕の場合、請求書の金額を毎回きちんと2回チェックしていたのに、慣れてきたころに1回しか確認せずに送ってしまい、桁を間違えたまま先方に届けてしまったことがあります。「慣れ」は成長のサインでもありますが、確認の手間を省く言い訳にはなりません。

振り返ると、あの思い込みが生まれた瞬間ははっきりしていて、「先週も同じ作業をして問題なかったから、今回も大丈夫だろう」と考えた、まさにその一瞬でした。忙しくて他の作業も抱えていたタイミングだったこともあり、確認の手を一つ抜いても大丈夫だろうという判断を、ほとんど無意識にしてしまっていたんだと思います。

これを防ぐには、確認作業を手順として固定してしまうことが有効です。感覚や気分に任せると、忙しい日や疲れている日にどうしても抜けが出ます。確認作業を『手順』として固定してしまうことが、思い込みによるミスを防ぐ近道です。チェックリストのような形で、確認すべき項目を毎回同じ手順でなぞるようにすると、思い込みによるミスはかなり減らせます。

僕が実際にやるようになったのは、自分一人でのダブルチェックではなく、可能な範囲で別の人にも見てもらう方法です。金額や宛先など間違えると影響が大きい項目については、送信前に一度、先輩や同僚に画面を見せて「この数字、合っていますよね」と確認してもらうようにしました。自分の目だけでは、思い込みがあるとその思い込みごと見落としてしまうことがありますが、他人の目が入ると、その思い込み自体に気づいてもらえることがあります。

パターン5 指示が重なって優先順位が崩れる

複数の人から同時に仕事を頼まれると、どれから手をつければいいか分からなくなってしまうことがあります。特に新入社員のうちは、それぞれの仕事の重要度や締め切りの感覚がまだつかめていないため、優先順位を間違えやすいです。

僕も、先輩から頼まれた資料作りと、上司から頼まれた急ぎの確認作業が重なったとき、先に頼まれた方から手をつけてしまい、本当に急ぎだった方を後回しにしてしまったことがあります。

あのときは、先輩からは「今日中でいいから」と言われ、上司からは特に期限を明言されないまま「これ、お願い」とだけ言われました。「今日中」という言葉のほうが具体的だったので、僕は先輩の依頼を優先してしまったのですが、実は上司の依頼のほうが直後に控えていた会議で必要なものでした。あとから「急ぎならそう言ってほしかった」と伝えると、上司も「先に言うべきだった」と話してくれて、お互いの確認不足だったと分かりました。

こうしたミスを防ぐには、指示を受けた時点でタスクとして書き出し、それぞれの締め切りと優先度を確認することが大事です。「これ、いつまでにやればいいですか」と聞くだけで、優先順位のミスはかなり防げます。指示を出した側も、実は締め切りを明確に伝えていないことが多いので、確認すること自体が歓迎されるケースがほとんどです。

それ以降は、複数の依頼が重なったときは、両方の相手に「今、〇〇と〇〇を抱えていて、両方今日中だとすると、どちらを先にすればいいですか」と、状況ごと伝えて判断してもらうようにしています。自分の中だけで優先順位を決めようとせず、依頼した本人同士に近い場で確認を取るほうが、結果的に手戻りが少なくて済みました。

ミスをした直後にやること

ミスをしてしまった直後は、頭が真っ白になったり、パニックになったりしがちです。ここでは、僕が実際にやっていた、ミス発生直後の動き方を順番に紹介します。

STEP1 起きた事実だけを整理する

ミスに気づいた瞬間は、「どうしよう」「怒られる」という感情が先に立ってしまいます。でも、まずやるべきことは、感情ではなく事実の整理です。

ここで僕がよく混同していたのが、「事実」と「解釈」です。たとえば、「メールを送り忘れました」は事実ですが、「たぶん大丈夫だと思って後回しにしてしまいました」は解釈や言い訳が混ざった説明です。悪い例を挙げると、「すみません、バタバタしていて、他の作業もあって、たぶん大丈夫だろうと思って確認が漏れました」というように、状況説明と言い訳が事実と一緒くたになってしまうパターンです。これだと聞いている側は、結局何が起きたのか把握しづらくなります。良い例は、「〇〇のメールを送信できていませんでした。締め切りは本日15時でした。現時点で送信は完了していません」というように、起きた事実だけを先に、短い文で並べる形です。理由や事情は、事実を伝え終えたあとに聞かれてから答えれば十分です。

このくらいシンプルな形で、頭の中、もしくは紙やメモアプリに書き出してみてください。感情のまま報告に行くと、話が右往左往してしまい、上司も状況を把握しにくくなります。

STEP2 すぐに報告する（謝り方の例文つき）

事実が整理できたら、できるだけ早く報告します。ここで大事なのは、言い訳から入らないことです。まず起きたことと謝罪を伝え、そのあとに状況説明をする、という順番を意識してください。

上司が不在のとき、原因がまだ分からないとき、報告が遅れてしまったときなど、場面ごとの例文は仕事のミスを報告するのが怖いときの伝え方と例文にまとめています。

ポイントは、「今すぐ何をすべきか」を上司に判断してもらう形にすることです。新入社員のうちは、ミスの影響範囲を正しく判断できないことが多いので、無理に自分だけで抱え込まず、早い段階で上司や先輩を巻き込むほうが結果的に被害を抑えられます。

STEP3 原因と再発防止を自分の言葉で添える

報告して謝った後、余裕が出てきたら、なぜそのミスが起きたのかを自分の言葉で考えてみてください。これは怒られている最中にやる必要はなく、落ち着いてからで大丈夫です。

「確認を1回しかしなかったから」「聞くタイミングを逃したから」「メモが不十分だったから」など、原因が分かれば、次に同じ場面が来たときにどうするかも見えてきます。上司から受けた指摘は、ある種のフィードバックとして受け取り、自分の中で次への行動に変換していくイメージです。

重大なミスをしてしまったときの考え方

新人のうちに重大なミスをしてしまったとき、頭の中が真っ白になり、「取り返しがつかない」「もう終わりだ」と感じてしまうことがあると思います。僕自身も、金額の桁を間違えたまま取引先に書類を送ってしまったときは、しばらく手が震えていました。

金額を間違えたと気づいた瞬間、頭をよぎったのは「今から訂正のメールを出したら、余計に問題が大きくなるのではないか」という考えでした。ですが、そこで動きを止めてしまうと、相手が誤った金額のまま処理を進めてしまうかもしれません。僕がまずやったのは、上司の席に直接行って「今すぐ確認してほしいことがあります」と伝えることでした。内容を整理する前に、まず「重大かもしれないミスが起きている」という事実だけを最短で共有することを優先しました。

ただ、実際に起きてみると、重大に見えたミスの多くは、会社としての対応フローがあり、上司や周りの人の助けを借りながら収拾がつくケースがほとんどです。新入社員が一人で解決しなければいけない重大なミスというのは、それほど多くありません。

重大なミスほど、自分一人の判断で隠したり、こっそり修正して済ませようとしたりするのは避けたほうがいいです。金額や信用に関わるミスは、対外的な対応や社内での記録・報告が必要になることが多く、それは新入社員個人の裁量を超えた話になります。会社という組織には、そうした事態が起きたときに、上司や関係部署が連携して対応するための仕組みがもともと用意されています。新入社員がその仕組みを使わず一人で抱え込んでしまうと、かえって会社として動くべきタイミングを遅らせることになりかねません。

大事なのは、重大だと感じるほど、隠したり一人で抱え込んだりせず、すぐに周りへ共有することです。重大なミスほど、早く共有したほうが被害を小さくできる可能性が高くなります。もし、ミスをきっかけに強く責められ続けたり、その状態が続いて心身がつらいと感じるようであれば、一人で抱え込まず、社内の相談窓口や、厚生労働省の総合労働相談コーナーのような外部の窓口に相談する選択肢もあります。眠れない、食欲がないといった状態が続く場合は、早めに医療機関に相談することも考えてみてください。

ミスで落ち込んだ気持ちの立て直し方

仕事でミスをして落ち込む。新人のうちは、ある意味で多くの人が通る道でもあります。ここからは、ミスそのものへの対処ではなく、落ち込んだ気持ちをどう立て直すかについて書いていきます。

怒られた「勢い」ではなく「中身」だけ持ち帰る

怒られているとき、内容そのものより、声のトーンや表情の強さのほうが記憶に残ってしまうことがあります。「怖かった」「きつい言い方をされた」という印象だけが残って、肝心の「何を改善すべきか」が頭に入っていない、ということもよくあります。

僕は、怒られた後は一度、内容を紙に書き出すようにしていました。「言われたこと」を箇条書きにするだけで、感情の部分と改善点の部分が自然と分離されます。感情的な部分は持ち帰らず、改善点だけを次に活かす、というイメージです。

ただ、上司によっては、指摘の中身よりも威圧的な態度そのものが目立ってしまう人もいます。そうした相手とどう付き合っていくかについては、嫌いな上司との付き合い方についての記事も参考になると思います。

ミスを記録に変える

落ち込んだ気持ちをそのままにしておくと、同じことでまた落ち込むことになりがちです。おすすめなのは、ミスを「記録」として残しておくことです。

このくらいの簡単なメモで構いません。記録として残しておくと、同じミスを繰り返していないことに気づけます。感情としての落ち込みと、事実としての記録を分けておくことが、気持ちの立て直しに役立ちます。

僕は実際には、スマホのメモアプリに「ミス記録」というフォルダを作り、日付ごとに1件1行で書き出していました。項目は、日付、場面（どの業務のときか）、原因、次にやることの4つだけに絞っています。長い反省文のようにしてしまうと続かないので、あえて箇条書き数行に収めるようにしていました。数ヶ月分たまってから見返すと、同じ場面（たとえば「急いでいるときの確認漏れ」）が繰り返し出てくることに気づき、そこがまさに自分の弱点だと分かるようになりました。

比べる相手を、先輩ではなく昨日の自分にする

新入社員のうちは、どうしても先輩や同期と自分を比べてしまいがちです。「あの人はもうミスをしていないのに、自分だけまだこんなミスをしている」というふうに。

でも、先輩は当然、自分より長く働いていて、経験の量が違います。比べる相手として適切なのは、先輩ではなく、少し前の自分です。1ヶ月前にできなかったこと、3ヶ月前に分からなかったことを思い出してみると、案外できることが増えているものです。

生活リズムと体力を先に立て直す

意外と見落とされがちですが、ミスの多さと、睡眠不足や体調不良には関係があることが多いです。疲れていると、確認作業が雑になったり、話を最後まで聞けなかったりして、ミスにつながりやすくなります。

僕自身、1年目で残業が続いた時期は、明らかにミスの数が増えていました。仕事の内容うんぬんより先に、まず生活リズムを整えることが、結果的にミスを減らすことにつながった実感があります。

具体的には、寝る時間が遅くなるほど、翌日の朝の確認作業が雑になっている感覚がありました。前日に頭では「明日は気をつけよう」と思っていても、寝不足の状態だと、資料を読んでいるつもりで文字を目で追っているだけになっていることに、あとから気づくことがよくありました。僕が実際にやって効果を感じたのは、まず就寝時間を固定することでした。仕事の進み具合に関わらず、決めた時間になったら作業を切り上げて画面から離れるようにしただけで、翌日のミスの数が目に見えて減った時期があります。あわせて、朝食を抜かない、休日はできるだけ仕事の連絡を見ないようにするといった、生活の基本的な部分を先に整えるようにしました。

ミスが続いて落ち込むと、「会社に行きたくない」と感じる朝が増えてくることもあると思います。そうした気持ちが続いている場合は、会社に行きたくないと感じたときの記事も読んでみてください。心身の不調が長く続く場合は、我慢せず早めに医療機関や社内の相談窓口に相談することも大切です。

「この仕事、向いていないかも」と思ったときに考えること

向き不向きを1年で判断するのは早い

ミスが続くと、「自分にはこの仕事は向いていない」と結論を急ぎたくなります。でも、1年目というのは、業務のごく一部しか経験できていない段階です。向き不向きを判断するには、そもそもまだ経験している情報の量が足りていません。

僕自身、1年目はミスばかりで「向いていない」と思っていましたが、2年目、3年目と経験を積む中で、任される仕事の幅も広がり、感じ方はかなり変わっていきました。1年目の感覚だけで将来を決めてしまうのは、少しもったいないと感じます。

それでも環境を変えることを考えたほうがいい状況

とはいえ、すべてのケースで「もう少し様子を見よう」が正解とは限りません。以下のような状況が続く場合は、環境そのものを見直す価値があります。

こうした状況が長く続く場合、無理に今の環境で頑張り続けることが正解とは限りません。ただし、これは「すぐ辞めるべき」という話ではなく、あくまで選択肢の一つとして知っておいてほしいという意味です。

入社1年目というタイミングで転職を考えることについては、入社1年目で転職を考えるきっかけについての記事や、入社1年目で転職はありなのかを考えた記事で詳しく書いています。また、今の状況が転職を考えるべき段階なのかどうか整理したい場合は、転職すべきかどうかを考えるための記事も参考になると思います。焦って結論を出すのではなく、まずは材料を集めるつもりで読んでみてください。

まとめ

ここまで、新入社員が仕事でミスばかりしてしまう理由と、その乗り越え方について書いてきました。最後に、この記事のポイントをまとめます。

僕自身、1年目のころは毎日のように落ち込んでいましたが、振り返ってみると、あのころのミスはすべて今につながる経験になっています。今、ミスばかりで落ち込んでいるとしても、それは能力がないからではなく、単純にまだ経験が足りていないだけです。一つずつ、今日書いたことを試しながら、乗り越えていってもらえたらと思います。

状況に合わせて、次の記事も用意しています。