PDCAとは？意味と4段階の回し方をわかりやすく解説

本日はビジネス用語解説テーマ「PDCA」についてです。

新入社員くん

上司に「もっとPDCAを意識して」って言われたんだけど、具体的に何をすればいいのかよくわからなくて…

PDCAは仕事の進め方の基本の型だから、今日は意味と回し方を一緒にわかりやすく解説していくよ

クマ先生

PDCAとは？意味をわかりやすく解説

PDCAとは、Plan(計画)→Do(実行)→Check(評価)→Action(改善)の4段階を繰り返しながら、仕事の質を少しずつ高めていく手法のことです。

もともとは品質管理の現場で提唱された考え方で、統計学者のウォルター・シューハートが原型を示し、経営学者のエドワーズ・デミングが体系化して広めたとされています。現在では製造業に限らず、営業・企画・人事など、幅広い職種の業務改善に使われる考え方になっています。

Plan(計画)で目標と進め方を決め、Do(実行)で計画を実際に行動へ移し、Check(評価)で結果を計画と照らし合わせ、Action(改善)で次に活かす改善点をまとめる。この4つを1周したら、また次のPlanに戻ってサイクルを繰り返していくのがPDCAの基本の形です。

新卒や中途で入社したばかりの時期は、上司から「PDCAを回して」と言われても、何から手をつければいいのかピンとこないことが多いはずです。研修やOJTの場でよく登場する言葉なので、まずは4つの言葉の意味と流れをおさえておくと、その後の指導も理解しやすくなります。

職場でよく使われる「PDCAを回す」という言い方は、4つの段階を1周させて、そこで終わらせずに次のPlanへつなげていく、という意味を含んでいます。1周しただけで終わらせてしまうと、それは「PDCAをやった」ではあっても「PDCAが回っている」状態とは言えません。回し続けることで、少しずつ計画の精度や実行の効率が上がっていく点に、この考え方の価値があります。

PDCAは「1回やって終わり」の手法ではなく、Plan→Do→Check→Actionを何度も繰り返しながら、少しずつ仕事の精度を上げていくための考え方です。

新入社員くん

なるほど、計画を立てたらそれで終わりじゃなくて、評価して改善するところまでがセットなんだね

そうだね。次の章で、4つの段階を1つずつ具体的に見ていこう

クマ先生

PDCAの4つの段階を具体的に解説

①Plan(計画):目標と進め方を具体的に決める

Planは、何を・いつまでに・どのくらい達成するのかを具体的に決める段階です。「頑張る」「意識する」といった気持ちの表明だけでは、あとで振り返るための材料になりません。

若手がつまずきやすいのは、計画を数値や期限で表さず、抽象的な言葉で済ませてしまうことです。「営業成績を上げる」ではなく「今月の新規提案を20件行い、成約を3件獲得する」のように、数字と期限をセットで決めておくと、あとのCheckで振り返りやすくなります。

具体例として、月初に「今月は新規訪問を週5件、提案書の提出を週2件行う」と決めておけば、週の途中で「今のペースで足りているか」を自分で確認できます。計画を立てる際は「この数字は、あとで達成できたかどうか誰が見てもわかるか」を自分に問いかけてみると、抽象的な目標になっていないかを確認しやすくなります。

②Do(実行):計画に沿って行動し、記録を残す

Doは、Planで決めた内容を実際に行動に移す段階です。ここで大切なのは、行動するだけでなく「何を、いつ、どのくらいやったか」を記録に残しておくことです。

若手がつまずきやすいのは、行動そのものに集中するあまり、記録を後回しにしてしまうことです。1日の終わりに何をやったか思い出そうとしても、細かい数字や相手の反応は忘れてしまいがちです。実行した内容をその日のうちにタスク単位で書き残しておくと、Checkの段階で振り返りやすくなります。

具体例として、営業であれば訪問件数や提案内容、相手の反応を簡単にメモしておく、事務作業であれば処理件数や所要時間を記録しておく、といった形です。記録は綺麗にまとめる必要はなく、あとで自分が読み返せる程度の走り書きで十分です。まずは「書く習慣をつくること」を優先しましょう。

③Check(評価):計画と実績を比較し、要因を洗い出す

Checkは、Planで決めた目標とDoの実績を比較して、達成できた点・できなかった点とその要因を洗い出す段階です。

若手がつまずきやすいのは、「なんとなくうまくいった」「今回はダメだった」という感覚的な振り返りで終わらせてしまうことです。比較する基準がないまま評価しようとすると、次に何を直せばいいのかが見えてきません。目標に対するベンチマーク(比較の基準)をあらかじめ決めておき、実績の数字というエビデンスにもとづいて評価することが大切です。

具体例として、「新規提案20件の目標に対し、実績は15件だった。訪問前の準備に時間がかかり、1日にまわれる件数が減っていた」のように、数字と原因をセットで振り返ります。うまくいった場合も同じように振り返ることで、たまたまの結果なのか、再現できるやり方なのかを見分けられるようになります。

④Action(改善):評価をもとに次のPlanへ反映する

Actionは、Checkで見えた要因をもとに、次のPlanに反映する改善策を考える段階です。ここで出した改善策が次のPlanの出発点になります。

若手がつまずきやすいのは、改善策が「次はもっと頑張る」「気をつける」といった精神論にとどまってしまうことです。可能であれば上司や先輩からフィードバックをもらい、自分では気づきにくい要因を補いながら、具体的な行動レベルの改善策に落とし込むことが大切です。

具体例として、「訪問前の準備に時間がかかっていたなら、提案資料のテンプレートを作っておく」のように、次のDoで実際に行動を変えられる形にしておくと、次のサイクルにつながりやすくなります。

PDCAが回らなくなる原因

「PDCAを意識しているつもりなのに、なかなか成果につながらない」という声はよく聞かれます。多くの場合、次の4つのどこかでサイクルが止まってしまっています。

計画が具体的でない:「頑張る」「意識する」といった目標では、あとで達成できたかどうかを判断できません。数字と期限をセットで決めておくことが、PDCAを回す最初の一歩です。
実行の記録がない:Doの段階で何をしたか記録していないと、Checkのときに振り返る材料がありません。細かい行動までメモに残しておく習慣が、あとの評価の質を大きく左右します。
評価の基準がない:比較する基準がないまま「良かった」「悪かった」と判断してしまうと、評価が感覚的になり、次の改善につながりません。目標に対するベンチマークと、実績のエビデンスをセットで確認することが必要です。
改善が次の計画につながっていない:Actionで振り返って満足してしまい、出てきた改善点が次のPlanに反映されないままだと、同じ失敗を繰り返すことになります。改善点は、次のPlanの文章に具体的に書き込んでおくことが大切です。

この4つのうち、どれか1つでも抜けてしまうと、PDCAは「やっているつもり」で終わりやすくなります。特に若手のうちは、計画と記録の2つが弱くなりがちなので、まずはこの2点から意識してみるとよいでしょう。

よくあるのが「計画は立てた、実行もした、でもCheckとActionが翌週の忙しさに流されて宙に浮いたまま」というパターンです。この場合、原因は本人のやる気ではなく、Checkのタイミングをあらかじめ決めていなかったことにあります。「毎週金曜の夕方に15分だけ振り返る」のように、Checkを行う時間をPlanの段階でスケジュールに組み込んでおくと、忙しさに流されにくくなります。

また、上司や先輩から見て「PDCAが回っていない」と感じるのは、多くの場合Actionの内容が曖昧なときです。「次は頑張ります」という報告よりも、「次はこの部分をこう変えます」という一文があるだけで、周囲からの見え方も評価も変わってきます。

4つの原因は互いにつながっています。計画が具体的でなければ記録すべきことも曖昧になり、記録がなければ評価の基準も定まらず、評価が感覚的なら改善策も精神論になりがちです。逆に言えば、計画を具体的にするところから手をつければ、あとの3つも連鎖的に改善しやすくなります。

若手が今日から回せる小さなPDCA

PDCAは、大きなプロジェクトだけに使う考え方ではありません。1日単位、1つのタスク単位といった小さな範囲でも十分に回すことができます。

1日単位のPDCA:朝に「今日やること」を3つ決め(Plan)、実際に取り組み(Do)、終業前にできたかどうかを振り返り(Check)、できなかった理由と明日への対策を1行メモする(Action)。
1タスク単位のPDCA:資料作成であれば、完成イメージと締め切りを決め(Plan)、実際に作成し(Do)、提出前に見直しや上司の確認を受け(Check)、指摘された点を次回のテンプレートに反映する(Action)。

入社2年目でミスばかりだった人が変わった話でも触れているように、最初は小さな範囲でPDCAを回す経験を積み重ねることが、大きな仕事を任されたときの土台になります。

小さなPDCAのコツは、Checkを難しく考えすぎないことです。「できたか、できなかったか」「できなかったなら、理由は何か」の2行を毎日1分でメモするだけでも、続けていくうちに自分がつまずきやすいパターンが見えてきます。慣れてきたら、1週間分のメモを週末にまとめて見返し、翌週のPlanに反映させる、というように範囲を広げていくとよいでしょう。

PDCAを使った会話例文

「今回の企画、まずはPlanを固めてから進めましょう。」(計画づくりを優先する場面で使う表現)
「Doの段階なので、まずは手を動かして試してみます。」(実行フェーズであることを共有する表現)
「そろそろCheckのタイミングなので、進捗を数字で振り返りましょう。」(評価のタイミングを提案する表現)
「今回のActionとして、来月からは提案資料をテンプレート化します。」(改善策を報告する表現)
「PDCAが1周したので、次のサイクルの計画を立てます。」(サイクルの区切りを共有する表現)
「PDCAを回した結果、この進め方のほうが早いとわかりました。」(改善によって得られた気づきを共有する表現)

OODAループなど他の枠組みとの違い

PDCAは、計画をしっかり立ててから実行するため、品質管理のように前提条件が変わりにくい業務と相性のよい考え方です。一方で、変化のスピードが速い領域では「計画に時間をかけている間に状況が変わってしまう」という批判もあります。

こうした場面で提唱されているのが、Observe(観察)→Orient(状況判断)→Decide(意思決定)→Act(行動)を繰り返す「OODAループ」という枠組みです。OODAループは、目の前の状況を観察してすぐに判断・行動することを重視しており、緊急対応や変化の激しい市場での意思決定に向いているとされています。

どちらが優れているというよりも、前提条件が変わりにくく計画の精度を上げたい業務にはPDCA、状況の変化が速く素早い判断が求められる業務にはOODAループ、というように、場面に応じて使い分ける考え方として紹介されることが多いようです。

たとえば、システム障害への一次対応や、日々変化する市場でのキャンペーン運用のように「まず動きながら状況判断を続ける」ことが求められる場面では、計画に時間をかけるPDCAよりもOODAループの考え方が参考になることがあります。一方で、品質改善や業務フローの見直しのように、じっくり計画してから着実に進めたい場面では、引き続きPDCAが有効な枠組みです。両者は対立するものというより、目的や状況に応じて使い分ける道具として捉えておくとよいでしょう。

なお、「改善サイクル」という言葉もPDCAとほぼ同じ意味で使われますが、こちらはPDCAという具体的な手順を指す固有の呼び方ではなく、繰り返し改善していく取り組み全般を指すより広い言葉として使われる傾向があります。

まとめ

PDCAは、Plan(計画)→Do(実行)→Check(評価)→Action(改善)の4段階を繰り返しながら、仕事の質を少しずつ高めていく手法です。計画を数字と期限で具体化し、実行内容を記録に残し、基準にもとづいて評価し、改善点を次の計画に反映する。この4つがそろって、はじめてサイクルとして回り始めます。

大きなプロジェクトでなくても、1日単位・1タスク単位の小さなPDCAから始めることができます。変化が速い場面ではOODAループのような別の枠組みが向いていることもありますが、どちらの枠組みを使う場合でも、振り返りと改善を繰り返す姿勢そのものが、仕事の質を上げていく土台になります。

最初のうちは、4つの段階をきっちり分けて意識するだけでも十分です。慣れてきたら、Checkのタイミングをスケジュールに組み込んだり、記録の取り方を工夫したりしながら、自分なりのPDCAの回し方を見つけていきましょう。