退職の伝え方完全ガイド｜円満に切り出すコツと例文集

こんにちは、どらすたです。

本日はこんなお悩みを解決していこうと思います。

転職先が決まっていてもいなくても、退職を考え始めた人の前に立ちはだかるのが「会社にどう伝えるか」という壁です。

切り出す瞬間を想像するだけで気が重くなる、という気持ちはよくわかります。僕自身、退職を伝える前日はほとんど眠れませんでした。

ただ結論から言うと、伝える前の準備と伝え方の型さえ押さえておけば、退職の意向を伝えること自体はそれほど難しくありません。本記事では、伝える前に整理しておくこと、誰にいつどう伝えるか、引き留められたときの対応、退職願・退職届の書き方まで、僕自身の経験を交えて解説していきます。

退職を伝えることを怖がる必要はない

退職を伝えるのは怖いですが、必要なのは最初の一瞬の勇気だけです。話し始めてしまえば、意外とあっさり受け止めてもらえることが多いです。

寂しい話に聞こえるかもしれませんが、これが実情です。会社としても時間のムダになるので、決意が固まっている人をそこまで強引に引き留めることは多くありません。

退職を伝える前に整理しておくこと

切り出す前に、次の4つを一度整理しておくと当日以降の動きがぐっと楽になります。

一般的な会社では「退職日の1か月前までに申し出る」という規定になっていることが多いですが、会社によって定めはさまざまです。実際、友人の会社では「半年前に申し出ないと退職を認めない」という例外に遭遇したこともあります。

4つのポイントを、それぞれもう少し具体的に見ていきます。

①退職日から逆算する　最終出社日を先に仮決めし、そこから「引き継ぎ期間」「有給消化」「退職願・退職届の提出」の3つを逆算してカレンダーに落とし込むと、伝えるべき時期が具体的な日付として見えてきます。

②引き継ぎの見通し　担当業務を一覧化し、後任者が決まっていない場合でも引き継ぎ資料だけは先に作り始めておくと、直前になって慌てずに済みます。

③有給休暇の残日数　残っている有給をすべて消化してから退職したいのか、一部だけ消化するのかによって、最終出社日と退職日がずれることもあります。給与明細や人事システムで残日数を早めに確認しておきましょう。

④就業規則の確認　「退職の申し出は何か月前までか」「有給消化の扱い」「退職金の支給条件」など、就業規則には退職に関わる規定がまとまっています。伝える前に一度目を通しておくと、当日の受け答えに余裕が生まれます。

就業規則に記載された期限や有給消化のルールは会社ごとに異なり、法律上の解釈が絡む部分でもあるため、不明な点があれば就業規則を確認したうえで、必要に応じて労働基準監督署などの公的窓口に相談するのが確実です。

ギリギリで伝えると自分の首を苦しめる

会社の規定が「1か月前までに申し出る」であっても、実際にはその倍、2か月前を目安に伝えておくのがおすすめです。

理由はシンプルで、あなたが抜けた後の業務を担当する後任者への引き継ぎに、想像以上に時間がかかるからです。

僕はギリギリの退職1か月前に意向を伝えたので、最終出社日の直前は引き継ぎに追われてかなりバタバタしました。並行して転職活動も進めていたので、なおさら余裕がありませんでした。在職中に動くコツは 在職中の転職活動術にまとめているので、これから活動する方は参考にしてみてください。

誰に・いつ・どう伝えるか

伝える相手の順序と、伝えるタイミング・言い方には、それぞれコツがあります。

先に同僚に話してしまった僕の失敗談

僕は退職を伝える前に、些細な発言からトラブルになり、かなり面倒なことになった経験があります。

どんなトラブルだったかというと、下記の流れです。

直属の上司に話すまでは、先輩や同期にも広めないのが無難です。良かれと思って相談したつもりでも、話は思った以上に早く伝わります。

続いて、伝えるタイミングと切り出し方です。

周囲に聞かれたくない内容なので、僕は小さい会議室を確保してそこで伝えました。口頭でまず時間をもらい、席や会議室を変えてから話す、という流れにすると落ち着いて話しやすくなります。

もし上司が高圧的なタイプで身構えてしまう、という場合は 嫌いな上司との付き合い方も読んでおくと、当日のイメージが少し掴みやすくなるかもしれません。

伝え方の例文集

円満に伝えるための言い方には、いくつか共通する型があります。ここでは切り出し方の例文を紹介します。

最初から結論（退職したいこと）を伝え、そのあとに理由と時期を簡潔に添えるのが基本の型です。長々と経緯を説明すると、かえって話がこじれやすくなります。

理由の伝え方にも、比較的受け止められやすい型があります。

職場への不満をそのまま伝えると、改善案を出されて話が長引きやすくなります。不満がきっかけであっても、「次にどうしたいか」という前向きな言い方に変換して伝えるほうが、話がスムーズに進みます。

退職理由が曖昧なまま伝えると、会社側に引き留められやすくなります。逆に転職先が決まっていて、入社日まで決まっている状態であれば、引き留めの余地は少なくなります。

退職理由をどう言葉にするか迷っている方は、第二新卒の転職理由の伝え方もあわせて読むと整理しやすくなります。

入社11か月の時点で意向を伝えた僕の場合、既に次の会社の入社日が決まっていたので「次の会社は決まっており、入社日は〇月〇日です」と伝えると、「入社日まで決まっているなら」とすんなり受け止めてもらえました。

ここで一点だけ注意したいのは、事実と異なる入社日や条件を伝えるのはおすすめしないということです。後から辻褄が合わなくなると、円満どころか余計なトラブルの種になります。まだ次が決まっていない場合は、「転職活動を進めており、〇月末での退職を希望しています」など、現時点の事実ベースで伝えれば十分です。

引き留められたときの対応

それでも引き留めに遭うことはあります。パターンごとに、受け止め方を整理しておきましょう。

①の条件提示については、退職を考え始めた根本の理由（給与だけが理由ではないことが多いはずです）に立ち返って、条件面の改善だけで本当に納得できるかを冷静に考えてみましょう。

②の情に訴えられるパターンは、一番心が揺れやすいところです。責任感が強い人ほど、「自分が辞めたら周りに迷惑がかかる」と感じてしまいますが、あなたが抜けた後の体制を組むのは会社の役目であって、あなた個人の責任ではありません。

③の強く出られるパターンについては、就業規則の内容と実際の法律上の扱いが食い違っているケースもあります。退職の意思表示や有給消化に関する具体的な期限・権利については、自己判断で押し切ろうとせず、就業規則を確認したうえで、必要であれば労働基準監督署や総合労働相談コーナーなど公的な窓口に相談することをおすすめします。

引き留められて気持ちが揺らいだときは、一度立ち止まって 転職のメリットとデメリットを整理し直してみるのも一つの手です。感情だけで結論を変えてしまうと、後から後悔することもあります。

退職願・退職届の書き方と出すタイミング

まず、退職願・退職届・辞表はそれぞれ意味が異なります。

提出のタイミングは、おおまかに次の流れになります（「1か月前までに申し出る」という規定の会社の場合）。

僕の場合は先ほど書いたようなゴタゴタがあったので、退職願は口頭で済ませる形になり、退職届のみを提出しました。

実際のところ、退職願は書面での提出が必須というわけではなく、口頭で伝えても差し支えないとされています。

参考：エン・ジャパン「退職願・退職届に関するQ&A」

とはいえ、退職届（退職が確定した後の書類）は書面で残しておくほうがトラブル防止になります。書き方の目安は次のとおりです。

退職願・退職届は、縦書きの便箋に手書きするか、パソコンで作成して印刷する形が一般的です。封筒は白無地のものを選び、表面に「退職願」または「退職届」、裏面に部署名と氏名を書いて封をします。書式に厳密な決まりがあるわけではないため、勤務先に指定の様式がないかを先に確認しておくと確実です。

書面の様式や提出方法について社内規定がある場合もあるため、迷ったら人事や総務に確認しておくと安心です。退職日や有給消化の細かい扱いなど、法律が絡む部分の最終確認は、就業規則の該当箇所を読んだうえで、必要に応じて専門家や公的窓口に相談してください。

引き継ぎと最終出社日までの過ごし方

退職が認められると気持ちは軽くなりますが、同時に周囲の接し方が変わることがあります。

僕の場合、退職日まで挨拶に来てくれる人が多く、親しかった先輩には送別会まで開いてもらいました。一方で、新卒採用を担当していた人事の方とは、退職日までほとんど言葉を交わせませんでした。

マイナビキャリアサポート「2017年卒マイナビ企業新卒内定状況調査」によると、入社予定者1人当たりの平均採用費は46.1万円となっています。

採用にはそれなりのコストがかかっているため、早期退職は会社の利益としてもマイナスに映りやすく、採用担当者からはあまり歓迎されない反応が返ってくることもあります。

ただし、対応が変わったとしても、気にしすぎる必要はありません。

最終出社日までにやることは、大きく分けて「引き継ぎ」と「私物・データの整理」の2つです。引き継ぎ資料は、後任者が読んだだけで作業を再現できるレベルを目指し、業務フローや連絡先、進行中の案件の状況をまとめておくと親切です。

健康保険証の返却や離職票の受け取りなど、退職後の手続きに関わる部分は会社によって流れが異なります。次の転職先が決まっているかどうかでも必要な書類が変わってくるため、不明な点は総務や人事に確認するか、ハローワークなど公的窓口の案内を参考にすると安心です。

退職の意思を伝え終えたら、次は新しい職場での面接に向けた準備です。転職面接の準備・マナーもあわせて確認しておきましょう。

まとめ

退職を伝えるのが怖いのは、誰にとっても自然な感覚です。ただ、伝える前に退職日から逆算した準備を整え、直属の上司から順序を守って、落ち着いた時間帯に切り出せば、必要以上にこじれることは少なくなります。

引き留められたときも、パターンごとの受け止め方を知っておけば慌てずに対応できます。事実に基づかない話で押し切ろうとせず、就業規則や公的な窓口も活用しながら、自分の意思をまっすぐ伝えていきましょう。

以上で終わります。ありがとうございました。

退職を伝える前の段階、つまり在職中にどう活動時間を作るかは転職活動の時間がない人へにまとめています。