どらすたブログ 
仕事の効率をアップさせたい人
本日はこんなお悩みを解決していこうと思います。
・残業時間が増えてしまっている
・仕事の効率をアップさせる方法が知りたい
・さらに効率をアップするための、無料で使えるツールがあれば知りたい
本記事の信憑性
・過去の僕は残業の毎日で、月200時間くらい働いていました
・様々な作業効率アップ法を実践して、残業時間を20時間ほど減らしました
・さらに”残業時間を減らすセミナー”にも参加した経験があります
仕事が思うように進まずに悩んでいるそこあなた、安心してください。あなたは『仕事ができない人間』ではなく『仕事の効率の良い進め方』をまだ知らないだけですので、本記事を読めば大丈夫です。
“効率の良い働き方を意識するだけ”で残業時間は大幅に減らすことができます。
僕が本記事で紹介する『仕事の効率をアップさせる方法』さえ実践すれば、残業時間を10~20時間は減らすことが可能だと思っています。実際に僕が実現しています。
さらに僕は”タイムマネジメント”という『残業時間を減らし、効率よく働く術を学ぶセミナー』にも参加した経験がありますので、過去の経験を元に、仕事効率アップの方法について解説していきます。
目次
仕事の効率アップ術を知る前に、意識してもらいたいこと
まず仕事の効率アップ方法について紹介する前に、下記のような行動をしていたら今すぐやめましょう。
非常に効率が悪く、ついつい残業時間を増やしてしまう原因になってしまうからです。
・自分がやるべき仕事を整理できていない ・仕事のスケジュールを立てていない ・仕事に対するこだわりが強すぎる ・効率の悪い単純作業を、自動化していない ・周りの人間を巻き込めていない
どらすた
これで仕事は効率アップ！5つの裏ワザを紹介
今から仕事の効率をアップさせる方法について解説します。
下記の方法さえ実践すれば、確実に残業は減らせます。
仕事効率アップ術① 自分がやるべき仕事を整理する
仕事の効率をアップさせたい人
『仕事があまりにも多すぎて、何から手をつけていいかわからない』とか『優先順位の低い仕事を進めていて、緊急の仕事があることを忘れていた』という経験はありませんか？
“自分がやるべき仕事の整理”を確実に行えばそれらを解消することができるので、作業効率アップに繋がります。
・大量の仕事があっても、何から手をつければいいかすぐわかる ・『今やるべきこと』がすぐに把握できるので作業効率アップ ・仕事の終わりが見えるので、焦る気持ちが減る ・結論、残業時間を減らすことができる
やるべき仕事の整理は、下記のような流れで行いましょう
自分のやるべき仕事を洗い出す⇒優先順位つける⇒大きな仕事がある場合は細かく分割するという順番で進めていきましょう。
仕事の効率をアップさせたい人
どらすた
STEP1.自分のやるべき仕事を洗い出す
まずは何も考えずに、『今自分がやるべき仕事』を書き出してみましょう。
ここではExcelファイルにまとめてますが、もちろん付箋などでも全然OKです。
STEP2.優先順位つける
次にやるべき仕事に優先順位をつける作業です。下記のような分類の仕方をするとわかりやすいかと思います。
◎＝重要＆緊急 〇＝重要ではないけど緊急 △＝やらなくてはいけないけど、今日中じゃなくてOK ✕＝今週中にやればOK
優先順位マークを先ほどの洗い出したタスクに反映させると下記のような感じになりますね。
やるべき仕事は頭の中で整理するより、このようにリスト化して『見える化』を行ったほうが先が見えるので、心に余裕もできます。
1つの仕事が終わるたびに、斜線で消していけばモチベーションも上がります。
次章では『1つの仕事を細かく分割する』の詳細について、解説していきます。
STEP3.大きな仕事は細かく分割する
仕事の効率をアップさせたい人
どらすた
なぜ細かく分割する必要があるの？
ただし『〇〇社にメールを出す』とか、一瞬で終わる仕事は分割する必要はありません。数日～数週間かかりそうな仕事がある場合に、この手法を使います。
1つの大きな仕事を細かく分割することにより、その仕事を終わらせるまでに『どんな準備が必要なのか』とか『どのくらい時間がかかるか』など道筋が明確になります。
そして先が何も見えない状態で、闇雲に作業を進めるより『今日はここまで終わらせればいいんだ』と計画的に・効率良く仕事ができます。やるべき仕事を整理する上でとても重要なことです。
文章だけでは説明が難しいので、例を交えつつ下記で詳しく解説していきます。
1つの仕事を細かく分割してみよう
極端すぎる例ですが、あなたが上司から『来週の土曜日に富士山に登って、山頂で写真を撮ってこい！』と言われたとします（どんなブラックな会社だよ）
富士山へ登るだけなら1日しかかかりませんが、いくつかの準備が必要になると思うので、下記にまとめてみます。
手順①：山や服装についてネットで調べる（1日かかる） 手順②：登山用の服や靴を準備する（1日～3日かかる） 手順③：富士山へ行くための交通ルートを調べる（1日かかる） 手順④：実際に富士山へ登る（1日かかる）
かなりざっくりですが、こんな感じで『富士山へ登れ』と言われたら、5日前くらいから準備をしなくてはいけないことがわかりますね。
どらすた
例えばあなたが取引先の会社からこんなことを言われたとします。
取引先A社
それでは先ほどの『富士山へ登る』という例に沿って、仕事を細かく分割して考えてみましょう。
手順①：A社と打ち合わせを行って、要望を細かく聞く 手順②：どのようなロボットを作るか、設計書を書く 手順③：ロボットを作る 手順④：ロボットがしっかり動くかテストをする 手順⑤：A社に完成したロボットを見てもらう
このように1つの大きな仕事の場合は、まずは細かく分解して“目的を達成するための道筋”を立ててみましょう。
準備万端な状態で作業を進めることで、『この準備が不足していたからやり直し』という、出戻りも減らすことができるので、作業効率アップ間違いナシです。
仕事効率アップ術② スケジュールを立てる
仕事の効率をアップさせたい人
タスク整理をしたうえで、更に効率良く仕事を進めるためには”スケジュールを立てる”ことが必須条件です。
・自分の空き時間を把握できるので、うまく活用できる ・急な仕事がきても、臨機応変に対応できる ・仕事の終わりが見えるので、焦ることがなくなる ・結論、残業時間を減らすことができる
スケジュールを立てることによって、『空き時間・すき間時間』が見えてきます。なので、その時間に簡単ですぐ終わる作業を進めたり、急に依頼された仕事をいつ対応すればよいかが見えてくるので効率性がアップします。
スケジュールを立てる上で、下記のポイントに注意しましょう。
重要な仕事はなるべく午前中に片付けよう
重要な仕事を午前中に行うように、スケジュールを考えるべきだと思います。
理由としては以前、情報産業労働組合連合会が下記のツイートをして話題になりました。
「人間が十分に覚醒して作業を行うことが可能なのは起床後12～13時間が限界であり、起床後15時間以上では酒気帯び運転と同じ程度の作業能率まで低下する」
ほとんどの方が、起床後の時間が長くなればなるほどパフォーマンスが落ちるかと思います。
スケジュールを立てる場合は『重要な仕事は午前中に行う』『簡単で頭を使わなくてもできる仕事は、夕方にもってくる』などのポイントを意識しましょう。
通勤中の時間を活用してスケジュールを立てよう
仕事の効率をアップさせたい人
どらすた
スケジュールを立てる場合は必ず業務時間外を活用するようにしましょう。
割と時間を消耗する作業なので、会社に着いてからやると更に残業時間が増える要因になってしまいます。
通勤時間がベストですね。僕は帰宅中に翌日のスケジュールを考えていました。
Googleスケジュールがおすすめ
どらすた
Googleアカウントを持っていれば、無料で使用できる『Googleカレンダー』というツールがあります。
下記の画像のようにシンプルかつ使いやすいデザインで、30分単位で予定を入力することが可能です。
残業時間を減らしたい人
Googleアカウントを持っていればスマホとPCで連携可能です。ダウンロードは下記リンクから。
ガントチャートを作成する
ガントチャートを作成することによって、更に完成度の高いスケジュールを立てることができます。
まずはガントチャートとはなんなのか、ざっくり説明します。
ガントチャートってなに？
ガントチャートとは見てわかる通り、縦軸に『やるべき仕事』横軸に『時間（日付）』が書かれている表です。一目で現在の進捗状況（仕事の進み具合）を把握することができるのがポイントです。
先ほど例として挙げた『お客さん呼び込みロボットを作る』のように、ロボット完成までに複数の手順が必要となる場合は、ガントチャートにまとめると見やすくなります。
よくIT企業などで、プロジェクトを管理する際にメンバーの作業進捗を管理するために使われます。個人で使っても全然問題ないです。
ガントチャートはどうやって作るの？
Excelファイルで関数を埋め込んだりしても作れますが、無料で『Jooto』というツールが使用できます。
例として、先ほど記載した『お客さん呼び込みロボットを作る』という大きなタスクに、様々な手順が必要となることを思い出してみましょう。
手順①：A社と打ち合わせを行って、要望を細かく聞く 手順②：どのようなロボットを作るか、設計書を書く 手順③：ロボットを作る 手順④：ロボットがしっかり動くかテストをする 手順⑤：A社に完成したロボットを見てもらう
上記をガントチャートへ反映させると、下記画像のような感じになります。
『この作業は、〇日までに終わらせないとこの先の作業が遅れてしまう』と、一目で把握できるのがガントチャートのメリットの1つです。
公式ページに使い方が記載されているので、『ガントチャートを触ったことも見たことがない！』という方でも、簡単に作成することができます。
ツールの使用する場合は、下記リンクからどうぞ
仕事効率アップ術③ 仕事に対するこだわりを減らす
仕事の効率をアップさせたい人
どらすた
あなたは仕事で何か資料などを作成していて、ついついこだわりすぎて時間が経ってしまっていたなんて経験はありませんか？
几帳面な性格の人は要注意
僕は几帳面すぎる性格なので、昔は1つの仕事を終えるまでかなりの時間をかけていました。
しかし完成度100%ってそこまで求められていないし、重要ではないんですよね。
昔の僕は『残業して時間をかけてでも、完成度の高いものを仕上げよう』派の人間でした。
実際のところそんなものは無駄な労力で、スピード感40%・完成度60%くらいの割合で仕事をしたほうが、上司の評価が上がるんですよね。
仕事ではスピード＞丁寧さを意識すべき
PRECIDENT onlineというサイトがまとめたアンケートを見て行きましょう。
PRESIDENT online “仕事が「雑で速い人」vs「丁寧で遅い人」どちらがエラくなるか？”より引用
アンケート結果から見てわかるように、確かに『仕事をこなす上でスピードも丁寧さも並レベル』を求めている人が多いですが、管理側の人間ほど、スピード＞丁寧さの部下を求めていることがわかりますね。
力を抜いてよい部分では力を抜く
今あなたが仮に、空腹の限界がきており今すぐにでも出前を頼んで、何かを食べたい状態だったとします。
料理店A
料理店B
正直空腹の限界がきてるときなんて、ファミリーレストランで充分なので選ぶのは確実『料理店A』かと思います。
少し例えが極端かもしれませんが、仕事の場面に置き換えたときにも同じことが言えますね。
仕事の完成度は確かに大切ですが、あまり気にしすぎるのも問題です。力を抜いて良い部分は力を抜きましょう。
仕事効率アップ術④ 効率の悪い単純作業を自動化する
入社したばかりなどで、業務経験がまだ浅い場合はどうしても思うように仕事が進まず、残業時間が増えてしまうというケースも多いと思います。
その場合は下記の2つのポイントを意識することが大切です。
・仕事をできるだけ早く覚えて、素早く業務をこなせるようにする
・単純作業で自動化できるものがないかについて考える
業務経験が浅い状態で業務効率を上げるには、『仕事をできるだけ早く覚える』に越したことはありませんが、次に重要なのは『単純業務を自動化すること』です。
単純作業は自動化できないか考える
1番よくあるNGパターンとしては、単純なExcel作業を特に改善しようとせずに、毎日毎日その作業を繰り返してしまうことです。マクロで自動化できます。
マクロとはExcelの複数の処理を記録して、一括で自動的に実行するという機能です。
例えば下記のようなExcel一覧表があるとします。
1日1回必ず『男性のみを抽出して年齢の若い順にデータを調べる』という単純作業があった場合に、マクロがないと下記の手順が必要になります。
①性別ソートボタンをクリック ②性別で”男性”を抽出 ③年齢ソートボタンをクリック ④”昇順”で並び替え
そこで『男性抽出』ボタンを作成して、マクロ(Excelの複数の処理)を記録させてしまえば、ボタンを1回押すだけで、男性のみを抽出して年齢の若い順に並べ替えができます。
どらすた
下記サイトの例をざっくりと本記事で記載したので、詳しいやり方を知りたい方は下記リンクからどうぞ。
ショートカットコマンドを覚える
ショートカットコマンドとは、通常ではマウスを使って実行する操作の代わりに、キーボードのキーを組み合わせて操作を行うことです。
これはご存じの方も多いと思いますが、多くのショートカットコマンドを知っているだけでExcel作業の効率が爆速に上がります。
よくある例としては『コピー＆貼り付け』を行う場合、マウスを使った場合だと下記のように、『右クリックのメニュー』からコピーを選択して貼り付けを行いますね。
ショートカットコマンドの場合、キーボードの[Ctrl]+[C]でコピー、[Ctrl]+[V]で貼り付け(ペースト)で完了します。
まあこれはほとんどの方が知っているかと思いますが、念のために例として挙げました。
実はかなりの数のショートカットコマンドが存在します。知っていれば知っているほど作業効率はアップして、残業時間を減らすことができるので是非覚えることをオススメします。
下記サイトに、ショートカットコマンド一覧がわかりやすく解説されています。
仕事効率アップ術⑤ 周りの人に手伝ってもらう
主に新入社員の方で多いかと思いますが、依頼された仕事を全て自分で処理しようとしている方はいませんか？
そんな場合は下記を読んでください。
全ての仕事を自分で抱え込む必要はない
振られた仕事を全て自分で処理する必要なんてありません。他人を頼りましょう。上司や顧客があなたに振った仕事は、あなたが1人で終わらせることが必須ではなく、誰がやろうとも結局は”依頼した仕事が終わっていればいい”のです。
いずれ年数を積むごとに、部下へ仕事を振る機会って増えると思います。
今から『他人に仕事を振ること』を覚えていきましょう。野菜のことについて資料を作れと言われたら、八百屋に頼めばいいし、肉の種類についての場合は肉屋に依頼すればいい。そんなイメージです。
人間関係の構築が大切
良い人間関係が構築できると、周りの人はいざというときに助けてくれます。
僕も過去にたくさんの人に助けてもらいながら、成長しました。それも日々のコミュニケーションを積み上げて、濃い人間関係が構築できたおかげです。
・わからないことは、教え合う
・手に負えない業務は、分担して手伝ってくれる
上記のことをお互いにし合えれば業務は円滑に進みます。日頃のコミュニケーションを大切にしましょう。
仕事の効率アップを勧める理由は、今後を生き抜くため
“効率の悪い働き方をして、残業ばかりの毎日で会社に囚われていては、今後を生き残れない件”についてお話します。
日本の雇用制度の崩壊が開始
ご存知の方も多いと思いますが、2019年5月にトヨタ自動車の豊田章男社長が『終身雇用の継続は難しい』と宣言したことが話題になりました。
日本の雇用制度の崩壊が始まったと言っても過言ではありません。そして最近では副業を解禁する企業は増えてきており、大手IT企業のYahoo!やソフトバンク、LINEでさえも副業解禁をしています。
つまりここ近年の日本ではもう既に“会社に依存した働き方ではダメ”というスタイルが確立されつつあります。
今いる会社がなくなっても、生きていける準備をしよう
会社で残業をしている暇なんてないです。さっさと定時で退社して、会社以外から収入を得る道筋を作る必要があります。
①入社2年目のとき、『会社に依存した生き方ではダメだ』と気付く ②まずは残業時間を減らして、ほぼ毎日定時で帰ってプライベートの時間を増やす ③ブログを開設して記事を書く ⇒ 月5万円の収益を達成 ④Webライティングスキルが身に着いたので、CrowdWorksの案件で稼ぐ ⇒ 収益月5万円
22歳の頃から開始して1年半くらいかかりましたが、会社外の収入で月10万円を得ることに成功しました。
副業を始める以前にその時間が確保できないと元も子もないので、まずは仕事の効率をアップさせて、残業時間を減らす必要があります。
どらすた
まとめ：残業時間で消耗していると今後を生き残れない
先日、下記のようなツイートをしている方が話題になっていました。
平均的なサラリーマンの１日の時間の使い方です。
朝準備：1h
通勤往復：2h
労働：8h
残業:2h
昼休憩：1h
お風呂 0.5h
夕ご飯:0.5h
睡眠:8h
余暇:1h合計 24h
余暇はたったの1日1時間。仕事を通してスキルがみにつく会社で働かないとキャリアが厳しくなることがよくわかります。
— たろまる (@tenche1204) November 12, 2019
平均的なサラリーマンの１日の時間の使い方です。 朝準備：1h 通勤往復：2h 労働：8h 残業:2h 昼休憩：1h お風呂 0.5h 夕ご飯:0.5h 睡眠:8h 余暇:1h 合計 24h 余暇はたったの1日1時間。仕事を通してスキルがみにつく会社で働かないとキャリアが厳しくなることがよくわかります。
まず1日の中に残業時間を2時間含めている時点で、正直かなり効率の悪い生き方だなって印象を受けました。
1か月で23日間出勤するとして、1日2時間残業していては月46時間・1年で552時間を消費してしまいます。
そこで僕は下記のツイートをしています。
『給料が少ないから残業して残業代を稼ごう』
こんな考えの人が大量にいますが、大きな間違いです。
定時になったらさっさと家に帰って、ブログを書いたりして自分でお金を生み出すサイクルを作れば残業代の何十倍も稼ぐことが可能です。
— どらすたブログ@新入社員のお悩み解決 (@drastablog) September 10, 2019
『給料が少ないから残業して残業代を稼ごう』 こんな考えの人が大量にいますが、大きな間違いです。 定時になったらさっさと家に帰って、ブログを書いたりして自分でお金を生み出すサイクルを作れば残業代の何十倍も稼ぐことが可能です。
会社員でも『残業時間を減らす＆多少の睡眠時間を削る』などをして、本気を出せば1日6~7時間の時間は確保できると思っています。『時間がない』はただの言い訳です。
21時～深夜2時すぎまで副業に明け暮れていました。しんどかったですが、努力した結果は必ず自分に返ってきます。無駄な残業時間を減らして、今後を生き抜けるような力を養いましょう！
以上で終わります、ありがとうございました。
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